「取締役会・経営会議の資料作成に工数がかかっている」
「月次決算の数値が変わるたびに、また一からグラフをPPTに貼り直さなければならない」
「エクセル間でのコピペや、エクセルからパワーポイントへのコピペ作業に疲弊している」
このような課題をお持ちの企業様へ。
ケイキプラスが提供するのは、単純作業を自動化し、より生産性の高い業務により多くの時間を使えるようにするサービスです。
以下では、どのような作業を自動化できるか、それによってどのような効果が得られるかをご説明します。
コピペ作業に工数をとられていませんか？
取締役会・経営会議資料の作成において、Excel間でのデータのコピペや、PowerPointへの表・グラフの貼り付けなど、単純でありながら毎月一定の時間を要する作業が発生します。また、月次決算の数値に修正が入った場合、該当箇所の作業は一からやり直しとなり、時間を浪費してしまいます。
このような反復作業を自動化して効率化するのが、当社の資料作成省力化サービスです。
取締役会・経営会議資料は大きく「決議事項」と「報告事項」に分かれます（この2つに加えて、「審議事項」を入れている企業もあります）。
「決議事項」の内容は毎月変わりますが、「報告事項」は業績・KPI等について実績値を更新した毎月同じ表やグラフを載せるのが一般的であることから、「報告事項」の作成にあたっては毎月繰り返しの作業が発生します。
当社の資料作成省力化サービスでは、この取締役会・経営会議資料の「報告事項」の作成を効率化できます。
毎月の繰り返しの作業を自動化することで、より生産性の高い業務に注力する時間の捻出が可能になります。
ケイキプラスの資料作成省力化サービスの特徴
資料作成省力化は、弊社でオリジナルのプログラムを構築し、貴社の取締役会・経営会議資料の作成にあたって使用されているエクセルに当該プログラムを設定することで、貴社にて運用いただくことが可能になっています。
そのなかで、
「プログラムを使いこなせるかわからない」
「情報管理は大丈夫なの？」
と、疑問をもつ方もいらっしゃるかと思いますが、ご安心いただければと思います。
その理由について、以下でご説明します。
貴社専用のプログラムを構築し、クリックするだけでプログラムが稼働
貴社の取締役会・経営会議資料のフォーマットに合わせた、オリジナルの自動化プログラムを構築します。
これまで手作業でおこなっていた、
- ExcelからPowerPointへの表・グラフの貼り付け
- Excel間でのデータ転記
などを自動化します。
プログラムは、クリックボタンを押すだけで稼働いたしますので、ご心配は不要です。
また、保守・メンテナンスも行いますので、例えば資料フォーマットを変える場合も、プログラムの修正等のサポートを行います。
情報管理面もご安心ください
自動化プログラムは、Excelマクロ（VBA）やPythonにて納品いたします。
納品後は貴社のパソコンで完結して動作するため、オフライン環境でも問題ありません。安全な環境で、安心して資料作成の効率化を実現できます。
納品後、そのプログラムを使って作成された資料の内容は、当社を含めた第三者には把握不可能であることから、情報管理の観点からもご心配いただく必要はありません。
資料作成省力化サービスで得られるメリット
取締役会・経営会議資料の作成において、多くの企業が単純作業に貴重な時間を費やしている状況を、私たちは数多く見てきました。CFOや経営企画担当者が本来の業務に集中できない、あるいは単純作業の負荷による担当者のモチベーション低下といった課題は、決して珍しいものではありません。
以下では、私たちのサービス導入によって得られる具体的なメリットについて、
- 作業時間の大幅な短縮
- 担当者のモチベーション低下の防止
の二つの観点からご説明します。
作業時間の大幅な短縮
取締役会・経営会議資料のページ数によりますが、例えば両者をあわせて100ページ以上の枚数を毎月作成されている会社様の場合、自動化によって1-2営業日程度の時間を短縮できると考えています。
上場準備企業の場合、取締役会は月初15日以内の開催が求められることから、取締役会・経営会議資料の作成は時間に追われているタイミングでの作業になりがちです。
このプログラムを活用することで単純作業を省き、この時間を本来注力すべき経営分析や戦略立案に充てることで、より質の高い経営判断に活かすことが可能になります。
担当者のモチベーション低下の防止
Excel間のコピペやPowerPointへの表・グラフの貼り付けといった単純作業の繰り返しは、担当者のモチベーション低下を引き起こしかねません。このような単純作業を自動化し、より価値の高い業務に注力できる環境を整えることで、組織全体の生産性向上とともに担当者のモチベーション維持にもつながります。
資料作成省力化サービスの流れ
資料作成省力化サービスの流れは下記のとおりです。
01
お問い合わせ
メールにてお問い合わせください。メールの段階で、具体的な内容を記載していただく必要はありません。
まずはご面談にて今の課題や現状を把握しますので、日程を調整させていただきます。
なお、面談日程等については、3営業日以内に弊社からメールにてご連絡いたします。
02
ご面談とヒアリング
ご面談にて、現在の課題感やお悩みについてお伺いをさせていただきます。
「何をどのように相談すれば良いかわからない」といった方もいらっしゃるかと思いますので、弊社からいくつかご質問をさせていただき、課題を抽出いたします。
なお、秘密保持契約を締結し、現状の取締役会・経営会議資料を開示いただいた上で、ご面談を行う方がより詳細について会話することが可能になりますので、差し支えなければご面談に先んじての秘密保持契約の締結も検討いただければと考えております。
03
秘密保持契約の締結
現状の取締役会・経営会議資料を開示いただく為に、お見積りの前に、秘密保持契約を締結します。
開示いただく理由は、現状の取締役会・経営会議資料の自動化にあたり、どの程度の工数がかかるかを判断するためです。
工数を判断したうえで、お見積りを提示させていただきます。
04
お見積り・契約締結
お見積りの内容を踏まえて条件の合意が出来ましたら、契約の締結となります。
特段のご希望がなければ、弊社から契約書案のご提示をさせていただきます。
05
納品・保守
自動化のプログラムを納品いたします。なお、プログラム納品までの期間は、取締役会・経営会議資料のページ数によって異なります。
Excelマクロ（VBA）のプログラムの場合、取締役会・経営会議資料の作成にあたって貴社にて使用されているエクセルに、当該プログラムを設定させていただきます。
また、納品後は保守・メンテナンス業務を請け負い、取締役会・経営会議資料の構成の変更やページの追加等があればプログラムの修正を適宜行います。
資料作成省力化サービスの費用
費用は、自動化する内容や工数によって変動いたします。
費用の詳細はお見積りにてご案内をさせていただきますので、まずはお問合せください。